מעבר ללא נייר הוא שלב חיוני בטרנספורמציה דיגיטלית. חברות נהנות מהפחתת התלות בנייר ושימוש במדיומים דיגיטליים כדי לשתף מידע, לרשום הערות, ליצור חשבוניות ועוד הרבה יותר. טכנולוגיית מפתח אחת שעוזרת לכולם עם דיגיטציה של מסמכים היא OCR או זיהוי תווים אופטי.
טכנולוגיית ה-OCR מאפשרת להמיר תוכן מתמונות לטקסט, מה שהופך את תהליך הדיגיטציה לקל ומהיר יותר. השילוב של OCR ובינה מלאכותית הופך כעת את העבודה ללא נייר ואוטומציה של תהליך הדיגיטציה.
מהי טכנולוגיית OCR וכיצד היא פועלת?
זיהוי תווים אופטי ממיר את תמונת הטקסט לפורמט טקסט קריא וניתן לעריכה. באמצעות קורא OCR נוכל לסרוק מסמך שיכול להיות קבלה, חשבונית, דוח וכדומה בפורמט תמונה. ישנן מגבלות עם טכנולוגיית ה-OCR, כגון שהיא לא יכולה להמיר את הטקסט לפורמט הניתן לעריכה. תוכן התמונה יומר לנתוני טקסט רגיל.
תהליך המרת ה-OCR מתחיל ברכישת תמונה, כאשר הסורק מקבל תמונה וממיר אותה לנתונים בינאריים. הסורק יסווג את האזורים הבהירים כרקע התמונה ואת האזורים הכהים כטקסט.
לאחר מכן הוא ינקה את התמונה ויסיר כל שגיאה כדי לשפר את הקריאה. טכניקות הניקוי בהן נעשה שימוש כוללות:
- ביטול הטיה
- מסיר כתמים
- הסרת קופסאות
- זיהוי סקריפט
לאחר מכן, עם אחד משני האלגוריתמים הרלוונטיים, התאמת תבנית, ותכונות התאמת, התמונה תקבל את הצורה והתוכן הלפני אחרון שלה. התאמת דפוסים כוללת התאמת כל תו (הנקרא גליף) עם הגליפים של החנות כדי ליצור מחדש את התמונה בגרסתה הדיגיטלית.
תפקיד OCR בדיגיטציה של מסמכים
טכנולוגיות ומערכות חדשות המשיכו להופיע בזמן שאנו מתקדמים בטרנספורמציה דיגיטלית. נדרשות מספר טכנולוגיות כדי לעבור מזמן שבו הכל הודפס על נייר לעידן שבו פעולות ללא נייר יהפכו לנורמליות.
OCR היא אחת הטכנולוגיות שיכולות לבטל את התהליך המייגע של הזנת נתונים ודיגיטציה ידנית. הנה איך OCRs עוזרים להאיץ את תהליך הדיגיטציה של המסמכים:
- בודק איות מובנה יסמן את כל השגיאות והספקות בתמונה לפני המרתה לפורמט קריא. לתוכניות שונות יש מערכות ומסדי נתונים שונים לבדיקת איות; בחר את זה שיכול להקל על תיקון שגיאות מהיר.
- תוכנית ה-OCR הסורקת את מסמך הנייר תפעיל ניתוח מקיף.
- זה גם יכול לבדוק כל משפט באמצעות הפונקציות של MS Word. זה יוסיף בו זמנית מונחים מדעיים חדשים ומורכבים למילון שלו לצורך רלוונטיות נוספת.
בהמשך, לתוכנית OCR יש מערכת מובנית למיטוב נתוני מדיה ומידע. זה יכול לשפר את האיכות על ידי אופטימיזציה של המדיה עם בהירות וניראות גבוהים יותר.
בדרך כלל, בתוכנית OCR, תמונות הקו בשחור-לבן נמצאות במצב אמנותי, והן נשמרות בפורמט GIF ו-PNG. עם זאת, התמונות בשחור-לבן נשמרות בפורמט GIF או JPEG, ותמונות צבעוניות נשמרות בפורמט JPEG. חברות צריכות להגדיר את תשתית ה-OCR כדי לנצל את היתרונות של טכנולוגיה זו.
היתרונות של OCR עבור דיגיטציה של מסמכים
תהליך ה-OCR מאפשר לעסקים לבצע דיגיטציה של כל הניירת הקשורה לפעילות ולשירותים שלהם. עם מסמכים דיגיטליים, חברות יכולות ליהנות מאבטחה, נגישות ודיוק גבוהים יותר.
חוסך מקום
1 MB של כונן יכול לאחסן 500 דפים של טקסט מודפס. איפה לעסקים יש ערימות של נייר, דמיינו את המקום שהם יכולים לחסוך על ידי דיגיטציה עם OCR.
אבטחה גבוהה יותר
כל אחד יכול לגשת למסמכים מבוססי נייר, אך ניתן להגן על מסמכים דיגיטליים באמצעות סיסמה. יתר על כן, אנו יכולים לבדוק את קובצי היומן כדי לדעת מי ניגש למסמך מסוים.
קלות גישה
כל אחד יכול לגשת למסמכים דיגיטליים מכל מקום בעולם. בעלי גישה יכולים גם לחפש את המסמכים הנדרשים, שכן המסמכים הדיגיטליים מאוחסנים בשרת מרכזי.
חיסכון עלויות
עלות האחסון, הטיפול והשימור של מסמכים פיזיים גבוהה יותר מאשר דיגיטציה שלהם. גרסאות דיגיטאליות של מסמכים לא יימוגו או יירקבו. עם זאת, מסמכים דיגיטליים יכולים להיפרץ או שהם מועדים לגניבת סייבר, אבל בשביל זה, יש לנו אמצעי אבטחה מיומנים.
מיזוג של OCR, Deep Learning ו-AI בדיגיטציה של מסמכים
בשילוב עם מערכות למידה עמוקה, תהליך ה-OCR יצבור תאוצה נוספת. מנגנוני למידה עמוקה יכולים לעזור לחלץ נתונים מובנים ולא מובנים מתמונות ביעילות ובדיוק גבוהים יותר.
בנוסף, זה יכול להפוך את תהליך הדיגיטציה לאוטומטי, ולצמצם את פוטנציאל השגיאות שמגיע עם דיגיטציה של כל מסמך. ישנם כלים ושירותים של למידת מכונה שאנו יכולים להשתמש בהם כדי להפוך את חילוץ הטקסט לאוטומטי במהירויות גבוהות ובמספר פריסות.
בתוכנות ה-OCR הללו נמצאים כיום כלים לזיהוי תמונות, אשר מאיצים את תהליך הזיהוי והביאור של התמונות.
כל העבודה הזו מסתיימת באמצעות פתרון יחיד, משולב בפתרון ה-OCR, או כתכונה מובנית.
סיכום
זיהוי תווים אופטי (OCR) עושה צעדים חדשים בתעשייה, ומאפשרת מעבר קל מתיעוד פיזי לדיגיטלי. עם מגוון רחב של כלים זמינים, בחר את אלה שיש להם את כל התכונות והפונקציות שאתה צריך עבור דיגיטציה קלה של מסמכים.
עם OCR של שייפ, מופעל עם שירותי Machine Learning, תקבל נתונים באיכות גבוהה מכלים ושירותים חכמים. אנו ממירים נתוני טקסט לפורמט קריא במכונה ומחלצים את כל המידע הדרוש לך לתהליך טרנספורמציה דיגיטלי חלק.
